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学院级·导师双选管理系统

2019/12/12 7:59:50      点击:


人性化的选导模式

全方位、多视角、可视化的选导过程

一、系统介绍

1.1 适用范围

导师双选管理系统适用于学院级别的导师双选过程,支持包括本科、研究生、MBA、博士、研修班等多个项目。

1.2 系统特点

导师双选管理系统具备如下特点。

1)   选导流程完整,更富人性化

a)   包括师生双选、导师单选、管理员指派等多个过程;

b)   导师指导名额中包括基础名额和奖励名额,鼓励多指导学生;

c)   学生可以在全院选择导师,满足学生指导需求;

d)   多种异常情况处理,符合实际选导流程;

e)   关键选导环节自动邮件提醒;

2)   选导过程清晰,多视角跟踪

a)   学生、导师基本信息准确完整,选择依据清晰;

b)   所有流程均由管理员设置对应的时间段,过程清晰可控;

c)   全程可视化,全方位、多视角展示选导过程及结果;

d)   支持从学院级别、项目类别、班级、研究方向等多级别数据展示;

3)   系统使用灵活,成熟度高

a)   并行支持多项目应用,如本科、研究生、博士、研修班等,便于不同项目管理员单独管理;

b)   双选轮次数量、每轮志愿数目可以按需设置;

c)   经过近百家单位使用,系统成熟度高。

1.3 项目类别定义

导师双选管理系统包括学院所有学生,所有学生均可以在全院范围内选择导师。

选导过程通过不同的项目进行区别,便于不同项目管理员单独管理。

1.4  系统角色

对于导师双选管理系统,主要的用户角色为如下几类,同时可以按照实际需求自定义增加相关角色。

1.5  系统相关模块

系统主要由基础信息管理、通知邮件管理、选导过程管理、系统设置管理、超级管理员等部分组成。

系统模块功能说明

序号

模块

子模块

描述

1

通知邮件

1)通知信息管理

通知信息发布、修改、删除、预览、查看;

2)下载信息管理

下载信息发布、修改、删除、预览、查看;

3)常用导航管理

常用导航增加、修改、删除、查看;

4)邮件信息设置

邮箱、用户名、密码、端口、发送服务器、是否启用等信息设置;

5)邮件模板设置

模板名称、主题设置;

6)邮件发送日志

邮件发送日志信息查询;

2

选导过程

(学生视角)

1)查看导师信息

查看导师相关信息,以便了解导师;

2)选择志愿

选择志愿导师;

3)查看志愿结果

查看志愿是否被录取;

4)我的导师信息

被录取后查看导师信息(邮箱、电话等);

5)导师变更申请

导师匹配成功后,由于研究方向调整等原因,需要进行导师变更;

3

选导过程

(导师视角)

1)双选志愿选择

按照时间进度,进行第一轮、第二轮、第三轮录取学生;

2)单向选择学生

未能在双选过程中选择上导师的学生,可以由导师单向进行选择;

3)我的学生列表

查看我的学生信息;

4)导师变更申请

审批学生提出的变更导师申请;

4

选导过程

(管理员

视角)

1)学生视角志愿

从学生视角查看志愿情况

2)导师视角志愿

从导师视角查看志愿情况

3)学生视角双选结果

从学生视角查看已经匹配成功的双选结果

4)导师视角双选结果

从导师视角查看已经匹配成功的双选结果

5)未填报志愿的学生列表

查看未填报志愿的学生列表

6)未选择上导师的学生列表

查看未选择上导师的学生列表

7)还有名额的导师列表

查看还有名额的导师列表

8)为学生指派导师

经过几轮双选和一轮单向选择后,可能还会有未能选择上导师的学生,需要线下进行沟通,待确定匹配关系后,由管理员在系统中手动指派匹配关系。

至此,全部学生选择了导师,选导过程结束。

9)变更导师申请管理

审批学生的变更导师申请。

5

基础

信息

管理

1)学生信息管理

学生信息导入、添加、查看、修改、导出;

2)年级信息管理

年级信息增加、修改、删除、查看;

3)班级信息管理

班级信息增加、修改、删除、查看;

4)学年信息管理

学年信息增加、修改、删除、查看;

5)项目类别管理

项目包括本科(UG)、研究生(PG)和MBA等;

6)研究方向管理

研究方向(系别)增加、修改、删除、查看;

6

系统

设置

1)批次管理

选导批次名称、学年、学期、状态设置;

2)志愿数目设置

设置每轮志愿可以选择的数目(1-3个);

3)学生时间段设置

系统支持填报1-3轮志愿。

每一轮中均包括填报志愿时间段、查看志愿结果时间段(起止时间,精确到分钟,如2019-10-20 12:00);

4)导师时间段设置

每一轮中均包括选择第一志愿学生时间段、选择第二志愿学生时间段、选择第三志愿学生时间段以及单向选择学生时间段(起止时间,精确到分钟,如2019-10-20 12:00);

5)导师是否选用及指导学生数目设置

导师是否选用及指导学生数目设置,对应于不同的项目,即本科、研究生和MBA可以分开单独设置。

6)系统通用设置

一些必要的信息项,视具体情况,包括标题及设置的内容,方便增加设置的信息项时使用,无需修改数据模型。

7

超级

管理员

1)菜单管理

一级菜单显示名称、顺序设置;

二级菜单显示名称、顺序、对应控制器、动作和参数以及是否显示设置;

2)角色管理

角色信息增加、修改、删除、查看;

3)权限管理

不同角色对应的权限信息设置;


二、系统使用流程
2.1系统登陆和授权

导师双选管理系统用户登录系统具体流程如下。

注:若学院提供SSO系统(即单点用户登录),导师双选系统可以进行系统对接,方便相关用户使用。

2.2  系统首页

用户登录后,系统会自动根据用户对应的项目类别(即本科、研究生和MBA等)和用户对应的角色权限显示相应的功能。

2.3  通知邮件管理

导师双选管理系统中可以通过通知方式供学生查看一些基本事项,同时,在一些关键环节( 如未填报双选志愿时)也提供自动发送邮件功能,提醒特定学生或导师,以防止错过关键事项!

对于邮件内容可以通过邮件模板的方式进行定制。

2.4  选导过程管理

2.4.1 主要流程

导师双选管理系统支持三种类型的师生匹配方式。

1)师生双选,可以支持最多三轮,即双选第一轮、双选第二轮和双选第三轮;

2)导师单向,双选结束后,导师可以单向选择未能选择上导师的学生;

3)管理员指派,仍未选择上导师的学生,线下沟通后,由管理员手动指派。

导师双选管理系统从数据初始化开始、经过选导启动、师生双选过程、导师单选过程、管理员指派过程,直到选导过程结束,详细流程如下;

注:各类异常情况处理:

1)师生匹配成功前,若学生已经提交志愿,管理员可以通过学生视角进入,帮学生退回志愿,重新选择;

2)师生匹配成功后,管理员可以通过导师视角进入,修改学生志愿状态,允许学生重新选择。

3)选导结束后,若由于特定原因,需要变更导师,则可以由学生提出“变更导师申请”,待导师确认,并经管理员审批后,进行导师变更。

2.4.2 选导初始化

管理员设置必要的基础信息、导入导师信息、学生信息、设置导师是否选用、同时提示学生完善详细信息。

注:系统在导入学生后,默认设置学生详细信息填写状态为未完成,学生需要补充完整,方可使用系统选导功能。

2.4.3 选导启动

选导启动部分包括四部分内容,批次设置、导师指导名额设置、学生时间段设置和导师时间段设置。

整个选导过程是通过时间段的设置来推动和进行限制的。

2.4.4   批次设置

在每一个批次开始时,管理员需要把当前批次添加到系统中,信息包括批次编号、批次名称、学年、学期信息,同时要设置批次的状态(已开始、已完成、未开始),同一个项目、同一时间只能有一个为“已开始”状态,即当前正在进行的选导过程。

2.4.5  志愿数目设置

师生双选过程中,每一轮学生可以填报的志愿数目可以设定,范围1-3个。

2.4.6 学生时间段设置

时间段主要包括学生填报志愿时间段和学生查看志愿结果时间段。

2.4.7 导师时间段设置

时间段主要包括导师双选中录取学生时间段和单向选择学生时间段。

2.4.8 导师选用及指导名额设置

导师是否选用及指导学生数目设置,对应于不同的项目,即本科、研究生和MBA可以分开单独设置。

支持批量导入功能,方便设置,若不希望某一个导师出现在双选列表中,可以设置为“不选用”状态。

名额信息分为两部分,即基础名额和奖励名额,便于管理员区分,系统使用总名额信息进行导师录取数目限制,即总名额=基础名额+奖励名额。

不同项目可以单独设置,相互独立,便于可以多个项目(带本科、研究生、MBA)的老师分别设置名额信息。

至此,选导准备工作就绪,可以进入接下来的选导过程了。

2.5  导师双选(学生角色)

2.5.1   查看导师信息

在选择导师之前,学生可以查询导师的基本信息,如研究专长与学术兴趣、导师简介等。导师的基本信息是学生选报志愿的基础。

2.5.2 第一轮志愿选择

进入志愿选择页面,学生可以看到填报志愿的时间范围。

在志愿选择页面,学生填写论文题目,选择研究方向和第一志愿、第二志愿导师,确认无误后,点击“提交”按键完成志愿选择。

2.5.3 查看志愿信息

在查看志愿信息页面,可以查询到志愿状态信息。

2.5.4 我的导师信息

学生被导师录取后,可以在我的导师信息中查询到导师的基本信息。

2.6 导师双选(导师角色)

2.6.1   第一志愿学生名单

导师可以查询师生双选信息以及录取操作。这个页面中导师还可以看到录取时间段的提示信息。

点击“查看详细”按键,可以查看学生详细信息。

点击“确定录取”或“拒绝录取”完成学生的录取或拒绝操作。

第二志愿学生名单、第三志愿学生名单与第一志愿学生名单相同。

至此,师生双选的录取过程结束。

2.6.2   单向选择学生

师生双选环节结束之后,还有录取名额的导师,可以在单向选择学生开放时再次录取学生,录取方法和第一轮相同。

单向选择过程,采用录取时间优先的原则,即“先录先得”。

2.6.3 查看我的学生列表

导师可以查看自己所带学生的列表信息。

2.7  导师双选(管理员角色)

2.7.1   学生视角志愿情况

管理员可以从学生视角查看志愿选择情况。

2.7.2 导师视角志愿情况

管理员可以从导师视角查看志愿选择情况。

点击“师生双选志愿学生名单”,则可以显示双选过程中的详细志愿信息。

2.7.3 查看学生视角双选结果

管理员可以以学生视角查看双选结果情况。

2.7.4 查看导师视角双选结果

管理员可以以导师视角查看双选结果情况。

点击“最终学生列表”,可以查看特定导师的最终学生选择情况。

2.7.5 未填报志愿的学生列表

管理员可以查看未填报志愿的学生列表,并可以发送提醒邮件。

2.7.6   未选择上导师的学生列表

管理员可以查看未选择上导师的学生列表。

2.7.7 还有名额的导师列表

管理员可以查看还有名额的导师列表。

2.7.8 为学生指派导师

经过师生双选、导师单向选择,仍然未能选择上导师的学生,可以由管理员进行指派。

至此,所有学生均与导师匹配成功,管理员可以在双选结果中导出完整的双选结果。

2.8 基础信息管理

基础信息管理包括学生信息管理、教师信息管理、班级信息管理、年级信息管理、系别信息管理、职称信息管理、项目信息管理、专业信息管理等。

2.9 超级管理员

超级管理员主要完成系统角色设置、菜单信息设置和用户权限分配等功能,一般在系统发布时已经处理好,若有必要修改,则由超级管理员进行处理,操作完成后,所有设置即时生效。

目前,导师双选管理系统已经在中国人民大学商学院、财务与金融学院、兰州大学经济管理学院、南开大学商学院、上海财经大学商学院等项目中成功实施。

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