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Email群发助力MBA学位申请系统中的人性化管理

2022/5/23 9:04:46      点击:
一、谁还在用电子邮件
在微信当道的今天,手机短信、MSN、Skype甚至风光一时的QQ也越来越少用。想一想还会有人在用电子邮件吗?
中国人民大学EMBA中心学位申请工作中,在和学生、导师沟通中除了微信外,很多正式的通知或致谢函,还是需要发正式的邮件的。需要群发邮件的工作场景总结一下,还真是不少。
二、 需要群发邮件的工作场景
2.1. 论文工作开始

1) 向本批次参加论文指导工作的导师发送整体安排及注意事项邮件

2.2. 导师双选阶段

1) 学生未报志愿提醒邮件
2) 导师未选择学生提醒邮件

2.3. 论文撰写过程阶段

1) 学生未提交论文稿提醒邮件
2) 导师填写推荐意见提醒邮件

2.4. 论文匿名评阅阶段

1) 评阅专家开始评阅工作提醒邮件
2) 评阅专家未完成评阅提醒邮件
3) 评阅专家致谢邮件

2.5. 答辩及论文工作结束

1) 答辩场次安排邮件
2) 答辩专家致谢邮件

三、 手工发送的工作场景
群发邮件常用的工作场景有几个特点:

1) 每一个场景要发送的人都很多。
2) 每一个场景要发送的人都不相同。
3) 每一封邮件的内容都略有不同。

EMBA中心最初采用的是人工方式完成,每次群发邮件都要占用大量的工作时间。


第一步:挑出要发送的老师或学生,把他(她)们的邮箱加入到地址栏中。
第二步:按照不同的工作场景编辑邮件内容。
第三步:群发邮件。

四、 系统自动群发的工作场景
手工群发邮件,占用大量时间,繁琐、重复、易错:

1) 每个工作场景下要发送的邮件内容不同,但每一批次同一场景下的邮件,却只有少量不同,一般只需要把上一批次的内容改一下即可。
2) 找出每一工作场景的发送对象,并把他(她)们的邮箱地址加入地址栏,是非常费时间的工作。

人大EMBA中心在鼎控学位申请系统中,把群发邮件的场景梳理清楚后,着手解决两个痛点问题。

4.1. 为每个工作场景建立邮件模板

EMBA中心为每个工作场景建立邮件模板,每次发送邮件时,自动带了相应的模板内容,做少量的修改后,直接发送。改动的内容只影响当次的发送,不会改动模板的内容。
4.2. 按场景自动带出群发邮件地址

学位申请系统会根据每个工作场景,计算出要发送的对象,把发送对象的邮箱地址自动加入收件人列表,同时在模板中采用了替换符{0},发送时自动替换成相应的导师姓名或学生姓名。


通过完善学位申请系统的功能,针对问题痛点的精准解决,极大减轻了人大EMBA中心群发邮件的工作量。

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